TEDxMedijana 2026 - poziv za volontere

TED je neprofitna organizacija bazirana u Vankuveru koja organizuje globalne konferencije kojima se dele “ideje vredne širenja”, što je ujedno i slogan TED organizacije. U tom duhu, TED je pokrenuo TEDx, tj. program lokalnih, nezavisno organizovanih događaja na kome bilo ko može da doživi iskustvo TED-a. TEDx događaj se održava na lokalnom nivou i sadrži govore i nastupe nalik TED konferencija, s tim što se TEDx događaji nezavisno planiraju i organizuje ih lokalno udruženje, to jest, volonteri. 

TEDxMedijana 2023. godine bio je upravo takav pažljivo organizovan događaj od strane tima sa ogromnim pogonom i željom da dovedu nešto unikatno u svoje okruženje. Sada donosimo priliku da i ti budeš deo takvog događaja.

Tražimo vredne, strastvene volontere koji su spremni da nauče nešto novo i doprinesu velikoj konferenciji koja će se održati u Nišu 2026. godine. Od izuzetne važnosti nam je da ljudi sa kojima radimo budu visoko motivisani za ovakvo iskustvo, s tim što je vrlo moguće da će se odgovornosti za narednu konferenciju protezati kroz naredne dve godine. U vezi s tim, važno je napomenuti i da kao TEDxMedijana Udruženje imamo dugoročnu viziju što se tiče budućih događaja. Nada nam je da će ove pozicije popuniti kandidati koji bi voleli da budu deo TEDxMedijana tima na duge staze, ali prijava za ovaj događaj ne obavezuje nijednog organizatora da učestvuje i na budućim događajima. Obavezno je osnovno poznavanje engleskog jezika. Iskustvo je poželjno za većinu pozicija, bilo u sličnoj ili istoj poziciji. Možete pročitati opis otvorenih pozicija ispod.

Prijave će biti otvorene do 01.08.2025. godine do 23:59 sati. Nakon pažljive selekcije, do 15. avgusta kandidati će biti kontaktirani kako bi prošli kroz drugu fazu selekcije u vidu kratkih online intervju-a. Kada svi intervjui budu održani i TEDxMedijana udruženje temeljno izvrši odabir izvršnih organizatora, biće obavešteni kandidati koji su prošli sve faze selekcije i koji su dobili priliku da se pridruže našem timu, najkasnije do kraja avgusta 2025. Godine.

Ukoliko si se pronašao u nekoj od navedenih funkcija, možeš se prijaviti za istu putem sledeće forme: https://wkf.ms/45q5z3k ili na sajtu tedxmedijana.com. 

VAŽNA NAPOMENA: Ključne odgovornosti pozicija koje su ispod navedene su upravo to – ključne. Tokom rada na konferenciji, moguća je pojava dodatnih odgovornosti u okviru svake pozicije, kao i preklapanje odgovornosti različitih pozicija. Pored toga, postoji mogućnost da ova lista otvorenih pozicija ne predstavlja finalnu strukturu TEDxMedijana tima. Kandidat koji sada ne prođe selekciju ima potpuno pravo da se prijavi za bilo koju buduću poziciju koja bude raspisana.

Struktura volonterskih timova i pozicija:

Sledeći timovi i pozicije predstavljaju operativnu strukturu volonterskog angažmana. Nazivi pozicija su standardizovani radi jasnoće. Procenjeni broj volontera je indikativan i podložan prilagođavanju u skladu sa finalnim obimom događaja.

1. Tim za program i govornike

Rukovodilac: Koordinator tima za program i govornike 

Asistent za rad sa govornicima

• Procenjen broj: 3

Ključne odgovornosti:

• Asistencija Koordinatoru tima u traženju govornika, pružanje podrške istim tokom priprema, proba samog događaja, i potpuna komunikacija sa odabranim govornicima u vezi svih tehničkih detalja;
• Asistencija Koordinatoru tima u procesu provere vizuelnog materijala govornika, istinitosti činjenica i izvora navedenih u govorima i usklađenosti istih sa TED smernicama o sadržaju;
• Asistencija Koordinatoru tima u kreiranju rasporeda akademskog sadržaja za dan događaja i sprovođenju istog.

2. Tim za marketing i komunikacije

Rukovodilac: Koordinator tima

Koordinator tima za marketing i komunikacije

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Koordinacija tima za marketing i komunikacije u vidu aktivnosti, zadataka, marketing plana i komunikacione strategije;
• Prikupljanje i analiza podataka o tržištu, ciljnoj publici, i uspešnosti marketinških i komunikacionih aktivnosti (ROI, angažman, doseg), kao i obezbeđivanje akvizicije KPI-a;
• Osiguravanje konzistentnosti brenda TEDxMedijana u svim komunikacijama, kao i kriznim po potrebi;
• Saradnja sa ostalim sektorima i redovno izveštavanje rukovodećeg tima o napretku.

Specijalista za društvene mreže

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Kreiranje kalendara objava na društvenim mrežama i objavljivanje sadržaja na zvaničnim profilima TEDxMedijana (Instagram, Facebook, LinkedIn, itd.);
• Praćenje komentara i poruka, kao i interakcija sa publikom i odgovaranje na upite putem društvenih mreža;
• Briefing dizajneru za vizuale, praćenje metrika i izveštavanje o uspešnosti kampanja na društvenim mrežama;
• Prikupljanje i obrada sadržaja u realnom vremenu tokom događaja u vidu fotografija i video snimaka.

Specijalista za odnose s javnošću i medijima

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Kreiranje sadržaja i saopštenja za medije, kao i priprema medijskih dosijea (press kitova) i medijskih izveštaja (press clipping);
• Upravljanje i ažuriranje baze podataka kontakata u vidu odnosa sa influenserima, blogerima, medijskim kućama i novinarima, kao i deljenje PR karata navedenim telima;
• Pronalaženje medijskih sponzora i praćenje medijskih objava o događaju (media monitoring).

Grafički dizajner

• Procenjen broj: 1-2

Ključne odgovornosti:

• Dizajn promotivnih materijala u skladu sa vizuelnim identitetom TEDxMedijana 2026;
• Kreiranje POS materijala, bilborda, vizuala za video beam događaja, i ostalog štampanog ili digitalnog materijala;
• Dizajniranje pitch prezentacija za monetarne, robne ili medijske sponzore;
• Obrada fotografija i video materijala sa događaja u saradnji sa timom za produkciju.

3. Tim za logistiku i operacije

Rukovodilac: Co-glavna organizatorka / Zamenica glavnog organizatora

Koordinator logistike

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Obilasci i procena lokacija, zatim planiranje i nadgledanje postavke izabrane lokacije, signage-a i navigacije na istoj, kao i koordinacija demontaže i sređivanja prostora nakon događaja;
• Koordinisanje tima za logistiku, sastanci sa organizacionim timom,obuka i brifing volontera;
• Komunikacija sa dobavljačima (ketering, tehnička podrška, obezbeđenje itd.) i upravljanje dobavljenim resursima na lokaciji;
• Razvoj detaljnih logističkih planova, uključujući i koordinaciju protoka učesnika i volontera na dan događaja.

4. Tim za partnerstva

Rukovodilac: Glavni organizator

Specijalista za monetarna partnerstva

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Identifikacija potencijalnih finansijskih sponzora i partnera, priprema sponzorskih paketa i  ponuda, komunikacija, pregovori, praćenje njihovog robnog prometa, ispunjavanje ugovornih obaveza i održavanje dobrih odnosa;
• Razvoj i implementacija strategija za prikupljanje finansijskih sredstava, kao i održavanje sastanaka sa potencijalnim i postojećim partnerima;
• Izveštavanje rukovodećeg tima o statusu partnerstava i koordinacija sa internim timovima radi uspešne realizacije partnerskih aktivnosti;
• Upravljanje bazom podataka o partnerima i donatorima i obrada podataka o partnerskim aktivnostima za potrebe interne analize i eksternog izveštavanja.

Specijalista za robna partnerstva

• Procenjen broj: 1

Ključne odgovornosti:

• Identifikacija potencijalnih robnih sponzora i partnera, priprema ponuda, komunikacija, pregovori, praćenje njihovog robnog prometa, ispunjavanje ugovornih obaveza i održavanje dobrih odnosa;
• Razvoj i implementacija strategija za prikupljanje robnih donacija, kao i održavanje sastanaka sa potencijalnim i postojećim partnerima;
• Izveštavanje rukovodećeg tima o statusu partnerstava i koordinacija sa internim timovima radi uspešne realizacije partnerskih aktivnosti;
• Upravljanje bazom podataka o partnerima i donatorima i obrada podataka o partnerskim aktivnostima za potrebe interne analize i eksternog izveštavanja.

Ukupan procenjeni broj izvršnih organizatora: 10 - 12

U vezi sa ukupnim procenjenim brojem volontera (10-12), ovaj obim tima direktno odražava našu stratešku odluku i ambiciju da TEDxMedijana 2026 bude znatno veći događaj sa snažnijim uticajem u odnosu na prethodna izdanja. Predložena struktura, sa jasno definisanim timovima i ulogama, obezbeđuje neophodne kapacitete i specijalizaciju za uspešno upravljanje povećanom kompleksnošću u svim ključnim segmentima – od detaljnog kuriranja programa i snažnog marketinškog prisustva, do besprekorne logistike, visokokvalitetne produkcije i posvećenog razvoja partnerstava. Iako zahteva značajnu koordinaciju, ovako proširen tim smatra se fundamentalnim za ostvarenje naše vizije za 2026. godinu.

Najčešće postavljena pitanja

Da li postoji neki honorar ili drugi benefiti ovih pozicija?

TEDx događaji su od početka do kraja volonterski poduhvati. Po samim TED pravilima i standardima, honorar ne postoji i niko iz organizacionog tima ne sme biti plaćen, uključujući i govornike na TEDx događaju. Organizatori TEDx konferencija ne smeju da povezuju TEDx ili TED brend sa drugim konferencijama, neprofitnim organizacijama, nevladinim organizacijama, korporacijama, ili komercijalnim ciljevima. Sav profit akumuliran od strane tima biće cirkulisan nazad u sredstva za konferenciju, npr. prostor, ketering, marketing i ostale

Što se tiče drugih, nemonetarnih, benefita, možemo da izdvojimo ključne:

• Networking sa različitim kompanijama tokom saradnje u vidu organizacije konferencije;
• Jačanje samostalnosti i odgovornosti u radu;
• Učenje o veštinama specifičnim za poziciju za koju se prijaviš, ali i priliku da se oprobaš i u nečemu drugom što te zanima u organizacionom timu;
• Ogromno i značajno iskustvo u CV-u;
• Upoznavanje sa govornicima, a zavisno od izabrane pozicije, i velika akademska praksa u vidu proofreading-a i pisanja;
• Praksa u nevladinom sektoru;
• Rad na jačanju lokalne zajednice i društveno odgovorni rad;
• Mogućnost da budeš među prvima koji postaje deo dugoročne TEDx zajednice u Srbiji!

Koliki je obim posla i kako izgleda nedelja jednog člana tima?

Obim posla se menja zavisno od pozicije i termina događaja. Ne postoji određen broj sati koji se radi u nedelji, s obzirom na to da će biti nedelja kada određene pozicije neće imati hitne odgovornosti, dok će tokom drugih nedelja, naročito onih bliže događaju, možda morati da izdvoje više sati za sastanke ili druge obaveze koje pozicija zahteva. Ukratko – iako će priprema događaja trajati duži vremenski period, planiramo da ni u kom slučaju ne dođe do toga da obim posla bude konzistentno preopterećujući.

Za sada se događaj planira pre ili posle leta 2026. godine u Nišu. Tačan datum konferencije će se znati više nego dovoljno vremena unapred tako da će svaki član organizacionog tima imati mogućnost da se prilagodi. Komunikacija, motivisanost, i fleksibilnost su ključ kohezivnog rada tima!

Pored formalnih uslova navedenih u opisu pozicija, koje ključne osobine i vrednosti tražite kod novih članova tima?

Iako su specifične veštine i iskustvo navedeni za svaku poziciju od značaja, naš proces selekcije podjednako vrednuje i sledeće ključne atribute koji su fundamentalni za uspeh i koheziju tima TEDxMedijana:

• Proaktivnost i inicijativa
• Posvećenost i odgovornost
• Timski duh
• Usklađenost sa TEDx vrednostima
• Sposobnost učenja i prilagođavanja

Ukratko, naš cilj je da izgradimo tim koji nije samo tehnički kompetentan, već predstavlja i zajednicu pojedinaca koji dele istu viziju i strast prema stvaranju događaja od izuzetnog značaja za lokalnu zajednicu.

Kakav je proces uvođenja u rad (onboarding) za nove članove tima? Da li je predviđena neka vrsta obuke?

Za sve nove članove predviđen je strukturiran proces uvođenja u rad kako bi se osigurala brza i efikasna integracija u tim i upoznavanje sa standardima rada. Proces se sastoji iz nekoliko faza:

• Opšta orijentacija
• Specifična obuka po timovima
• Dodeljivanje mentora/kontakt osobe

Cilj ovog procesa je da se svaki volonter oseća osposobljeno i sigurno u izvršavanju svojih zadataka od prvog dana.

Ako smatraš da nemaš dovoljno iskustva, nemoj da brineš jer smo tu da učimo jedni od drugih i zajedničkim snagama realizujemo ovaj događaj. Očekujemo te i nadamo se daljem druženju!

Prijave su otvorene do 1.8.2025. u 23:59h.

Za više informacija ili eventualna pitanja, slobodno nam piši na mejl [email protected].