Vreme dopisivanja i očekivanja pisama je zadobilo potpuno drugi kontekst osavremenjavanjem tehnologije. Umesto poštara danas očekujemo malu, belu kovertu na dnu monitora. Iako je u velikoj meri komunikacija olakšana, moramo biti svesni da i elektronska pošta zahteva određena pravila ponašanja i pisanja.
Jasno formulišite adresu i „subject"
Pored jasno formulisane adrese primaoca, bitan segment e-mail-a je „subject" tj. naslov mejla koji služi kako biste u par reči formulisali temu o kojoj pišete u samom pismu. Naslov mejla je važan jer veliki broj pisama koji se šalju u svojstvu reklame bivaju izbrisani, zato jasno naznačite šta želite da kažete pismom koje šaljete. Naslov mejla treba da bude dobar i primamljiv jer će, na taj način, odmah privući ljude da pročitaju mejl i dati im jasnu sliku o čemu se u mejlu govori.
Ako je u pitanju, npr. bitan mejl koji biste hteli da pošaljete poslovnom partneru, naslov mejla na to treba da ukaže. Isto tako, ako je u pitanju mejl sa nekom šalom, naslov je taj koji to treba da nam otkrije, jer tako odmah možete uvideti da je to nešto što možete pročitati i u pauzi. Još jedan razlog zašto naslov mora da bude jasan je da bi ljudi kasnije u sandučetu sa primljenom poštom (inbox-u) ili sandučetom za poslatu poštu (outbox-u) lakše našli određeni mejl.
Pismo započnite pozdravom a završite potpisom
E-mail se kao i sva pisma započinje ljubaznim pozdravom (Poštovani XY, Cenjeni XY). Ispod pozdrava bi trebalo da stoji uvod kojim biste svog "sagovornika" uveli u osnovni sadržaj i cilj pisma tj. poruku. Poruka, kao što smo već i rekli, mora da bude veoma precizna, da se ne postavlja pitanje "šta je pisac hteo da kaže ovim pismom".
Zaključak kojim završavate pismo služi da jasno naglasite šta želite da postignete. Na samom dnu završenog pisma bi trebalo da stoji vaš potpis koji uključuje i vašu poziciju u kompaniji za koju radite i vaš službeni kontakt.
Poštujte privatnost tuđih mejlova
Kad ste u prilici da mejl šaljete na veliki broj adresa (ovo je čest slučaj kad se šalju šaljivi mejlovi prijateljima), možda je bolje da ne stavljate 15-20 mejl adresa u polje "to" nego da formirate grupu prijatelja u okviru svog mejl naloga. Na ovaj način primaoci neće videti spisak adresa svih ljudi koji su, takođe, primili taj mejl. Druga opcija je da stavite adrese u "bcc" umesto u polje "to". Ljudi kojima ste poslali taj mejl će verovatno da ga proslede dalje, tako da će mnogo ljudi dobiti spisak mejlova vaših prijatelja. Ista pravila važe i kad prosleđujete (forward) nečiji mejl na veći broj adresa. U tom slučaju možete da izbrišete iz prosleđenog teksta spisak mejlova ljudi koji su taj mejl prvobitno dobili. Ovo je i jedan od načina da se zaštitite od neželjene pošte tj. „spam"-a.
Pravilno napišite pismo
Pravilno napisano poslovno pismo bi trebalo da bude kratko, jasno i ljubazno. E-mail nije forma komunikacije prilikom koje treba da budete detaljni i opširni. U najkraćim crtama napišite šta želite i eventualno zakažite sastanak prilikom kog biste mogli objasniti preostale detalje "oči u oči" ili bar telefonski. Ukoliko je nešto veoma važno, duži opis možete da dodate u "attachment".
Takođe je važno da pismo koje ste napisali bude pre svega pravilno (gramatički i stilski) uređeno. Osoba koja čita vaše pismo mora odmah da spozna važne informacije koje ste želeli da istaknete. Radi preglednosti tekst možete da podelite u manje celine, koristeći blok forme.
Izbegavajte pisanje poverljivih podataka
U samom sadržaju bi trebalo da izbegavate važne podatke i informacije za koje smatrate da ne bi trebalo puno ljudi da zna, ukoliko to ne možete da izbegnete naznačite to jasno tako da primalac ima u vidu da je ono što je napisano u pismu namenjeno isključivo njemu.
Oznaka za hitne mejlove
Informacije koje su veoma važne tj. koje bi što pre trebalo da stignu do svog odredišta možete naglasiti i tako što ćete ga označiti crvenim uzvičnikom ili zastavicom. Ovako će osoba koja prima mejl odmah znati šta je vama prioritet.
Traženje potvrde prijema mejla
Potvrda prijema mejla nije uvek neophodna jer to može biti zamorno pogotovu ako u toku dana primate puno mejlova. Takođe, nije retka pojava da kolege međusobno razmenjuju mejlove koji imaju komičan sadržaj, pa ako je potvrda nameštena kao obavezna, neće imati smisla jer se u takvim prilikama ona ne očekuje. Potvrda se, dakle, traži kada i ukoliko to ima smisla.
Odgovorite na vreme
Ukoliko ste vi primili e-mail, važno je da na njega odgovorite na vreme, optimum je oko 24 časa. Naravno, ukoliko niste u mogućnosti, učinite to što je pre moguće uz dodatno obrazloženje zbog čega kasnite sa odgovorom, koje takođe, treba da bude u kratkim crtama.
