Administrativni radnici: pozicija za kojom uvek postoji potražnja
Ako si u poslednje vreme gledao oglase za posao, sigurno si primerio da se traži sve više administrativnih radnika. Kako su plate koje se za ove vrste poslova nude obično iznad proseka, nije ni čudo što za njih konkuriše veliki broj mladih ljudi.
Foto: Startuj.infostud.com (Shutterstock)
Ipak, mnogima nije jasno čime se sve tačno bave administrativni radnici. To je pitanje na koje ćemo pokušati da odgovorimo u ovom tekstu. Prezentovaćemo ti sva zaduženja koja administrativni radnici imaju u firmama, ali i osobine koje su potrebne kako bi bio uspešan u ovom poslu.
Administrativni radnici su ključni članovi tima u kompaniji, jer se bave različitim zadacima koji su od vitalnog značaja za funkcionisanje i organizaciju poslovnih procesa. Njihove dužnosti obuhvataju širok spektar administrativnih poslova, poput sređivanja dokumentacije ili organizovanja sastanaka. Ova vrsta posla sa sobom nosi i veliku odgovornost, jer se šefovi oslanjaju upravo na tebe kako bi stvari u firmi funkcionisale u najboljem redu.
Čime se bave administrativni radnici?
Jedna od ključnih odgovornosti administrativnih radnika je ažuriranje i organizacija dokumentacije, što ti može zvučati naporno i dosadno na prvu loptu. Tvoj zadatak je da se brineš o vođenju tačne i pregledne evidencije različitih dokumenata, što podrazumeva ugovore, fakture, razne zapisnike i druge administrativne obaveze. Takođe, administrativni radnici prate ulaznu i izlaznu komunikaciju firmama, što podrazumeva čitanje gomile e-mailova u toku jednog radnog dana.
Kao prva linija komunikacije, administrativni radnici su odgovorni i za sastavljanje e-mailova, odnosno njihovu tačnost, naročito ukoliko je reč o komunikaciji sa državnim ustanovama i drugim klijentima, ali i organizaciju i zakazivanje putem telefonskih poziva. Njihova ljubaznost i profesionalnost u odnosu sa klijentima i posetiocima odražava sliku kompanije i utiče na prvi utisak, a svi znamo koliko je to u korporativnom svetu važno.
Veoma važan zadatak svakoga ko radi u administraciji jeste i arhiviranje dokumenata i podataka. Tvoji najbolji prijatelji u toku radnog dana će vrlo često biti aparati za kopiranje, fax i slične sprave koje do sada sigurno nisi koristio. U ovom poslu je važno biti precizan, kako pri arhiviranju tako i pri popunjavanju dokumenata.
U zavisnosti od posla, administrativni radnici u nekoj firmi mogu biti odgovorni i za organizaciju i vođenje sastanaka, uključujući snimanje bitnih informacija. Takođe, oni se često angažuju i u rezervaciji smeštaja, putnih i avionskih karata za zaposlene i klijente, pa se zato što pre upoznaj sa funkcionisanjem platformi kao što je Booking.
Odgovornost za nabavku kancelarijske opreme i drugih potrepština takođe može biti deo tvojih radnih zadataka. Efikasno upravljanje kasom, plaćanje računa i rukovanje novcem i vrednostima su obaveze koje neki administrativni radnici takođe obavljaju.
Kakve osobine treba da poseduju administrativni radnici?
Organizacija i pedantnost su ključne osobine koje administrativni radnici moraju imati kako bi održali preglednost i efikasnost u obavljanju poslova. Efikasna komunikacija, kako usmena tako i pisana, takođe je od vitalne važnosti, jer omogućava pravilno prenošenje informacija i smanjenje nesporazuma. Pored toga, analitičnost, sistematičnost i odgovornost pomažu im da pažljivo prate postupke i obavljaju zadatke odgovorno.
Administrativni radnici moraju biti samostalni i proaktivni kako bi se nosili sa različitim izazovima i problemima koji se mogu pojaviti tokom rada. Saradnja s kolegama i komunikacija s klijentima zahteva kooperativnost i ekstrovertnost.
Kako bi obavljali svoje zadatke na najbolji način, administrativni radnik mora da dobro da poznaje računare i programe poput Excell-a, ali i specijalizovanih softvera za vođenje knjiga. Takođe, veština brzog kucanja značajno olakšava obradu teksta i komunikaciju putem e-maila i drugih sredstava.
U današnjem globalizovanom poslovnom okruženju, znanje stranih jezika, najčešće engleskog, može biti od velike koristi za administrativne radnike. To im omogućava lakšu komunikaciju s međunarodnim partnerima i klijentima, kao i bolje razumevanje njihovih potreba i zahteva.
Plate iznad proseka
Zarade administrativnih variraju u zavisnosti od različitih faktora, kao što su nivo iskustva, obrazovanje, veštine i veličina kompanije. Na osnovu aktuelnih oglasa, može se zaključiti da se prosečna plata administrativnog radnika u Srbiji kreće se u rasponu od 50.000 do 150.000 dinara.
Diploma srednje škole uglavnom je dovoljna za ulazak u ovu profesiju, mada se može očekivati da će veće formalno obrazovanje i mnoštvo veština često rezultirati boljim mogućnostima zaposlenja i većim platama. Veštine kao što su poznavanje rada na računaru, i po mogućstvu, poznavanje stranih jezika, mogu povećati vrednost administrativnog radnika na tržištu rada.
Ovo je idealan posao za one koji su na početku i žele da uče i napreduju kroz korporativne lestvice. Važno je napomenuti da neki poslodavci mogu tražiti dodatne kvalifikacije poput vozačke dozvole ili iskustva na sličnim poslovima, što može uticati na nivo zarade i uslove zaposlenja. Kao i u svakoj industriji, mogućnosti za napredovanje i povećanje plate administrativnog radnika mogu biti dostupne kroz dodatno obrazovanje, sticanje novih veština i iskustva u obavljanju složenijih poslova.
