Čovek u jednom danu izgovori najmanje 7000 reči, pokazalo je istraživanje sa Univerziteta u Merilendu. Većina ljudi, u proseku, izgovori i mnogo više od toga.
Foto: Startuj.infostud.com (Shutterstock)
Ako u pomoć pozovemo matematiku i postavimo zadatak da taj isti čovek osam sati dnevno provede na poslu, osam sati spava i ostalih osam ode u korist slobodnog vremena, ta ista osoba na svom radnom mestu izgovori bar 3500 reči.
Okej, izuzetak se pravi ako čovek priča u snu, to vam je valjda jasno. Ali tu neku računicu smo pogodili.
Komunikacija na poslu se odvija u više različitih smerova, na nekoliko načina i svaki ima svoje karakteristike i pravila.
Međutim, zanimljivo je to da mi prenosimo određene poruke kolegama i nadređenima i onda kada ne izgovorimo baš nijednu reč. Da, to vam je ona neverbalna komunikacija.
A, koji još to tipovi komunikacije na poslu postoje, pročitajte u nastavku.
1. Verbalna, neverbalna, pisana i vizuelna komunikacija
Verbalna komunikacija se odnosi na prenošenje informacija pomoću reči. Međutim, kada govorimo, komuniciramo mnogo više od sadržaja naših reči, zato je bitno da obratimo pažnju na visinu i ton kojim pričamo, kao i na reči koje biramo. Ton na radnom mestu je poželjno da bude profesionalan i smiren. Takođe, ne bi trebalo da u situacijama kada smo ljuti i iznervirani dopustimo da emocije preovladaju visinom kojom ćemo tada govoriti. Kod biranja pravih reči, bitno je da kažete ono što želite, ali ne na način da sagovornika dovedete u nezavidnu situaciju. U tome asertivna komunikacija igra veliku ulogu.
Kada je neverbalna komunikacija u pitanju, informacije se takođe prenose i putem facijalnih ekspresija (osmeh, namrštene obrve, upitan izraz lica,..), kontakta očima, dodira, pozicioniranja i udaljenosti od sagovornika i ostalih gestikulacija. Dakle, ovi gestovi nam pokazuju da neko aktivno učestvuje u komunikaciji, bez da bilo šta kaže. Ovaj vid komunikacije se koristi i namerno i nenamerno, te ukoliko želite da nemate “ispade” ispred kolega i nadređenih, potrudite se da vežbate kontrolu nad svojim neverbalnim pokretima.
Pisana komunikacija je veoma važna, jer se najveći deo i internog i eksternog poslovanja odvija putem mejla i ostalih platformi za komunikaciju, podelu i praćenje urađenih zadataka (Slack, Trello, Microsoft Teams,...). Mnogo je lakše dođi do nesporazuma u okviru ovog vida komunikacije, zbog toga je bitno da vodite računa o strukturi poruke koju želite da prenesete (razdvajanje pasusa, postojanje uvoda i zaključka), jasnoći poruke, detaljnom prenošenju svih informacija, kao i o tonu cele poruke. Ne podrazumevajte ništa, nego sve što želite da osoba kojoj se obraćate zna, napišite to.
U eri društvenih mreža, vizuelna komunikacija i te kako ima važnu ulogu u poslovanju. Ovaj vid komunikacije se odnosi na fotografije, skice, video zapise, grafikone, pa čak i veoma popularne gif-ove i emoji-e. Samo je bitno razlikovati formalne i neformale razgovore i znati kada je nešto od ovoga prikladno upotrebiti. Na primer, kada govorite o podacima, grafikon bi vizuelno upotpunio vašu poruku i na adekvatniji način preneo informacije koje želite. Sa druge strane, u neformalnoj komunikaciji, emoji i gif-ovi mogu vašu poruku dopuniti emocijama i tako dodatno naglasiti šta ste poručili sagovorniku.
2. Formalna i neformalna komunikacija
Formalna komunikacija se odnosi na protok zvaničnih informacija unapred definisanim kanalima. Tok informacija je kontrolisan od strane menadžera i zaposlenih na višim pozicijama. Sadržaj koji se prenosi na ovaj način je uglavnom vezan za poslovne teme (strategija, ciljevi, zadaci,...).
Neformalna komunikacija se odvija spontano i prirodno, i odnosi se na razgovor o različitim životnim temama koje nemaju veze sa poslom. Dešava se usputno i veoma brzo, te je nije moguće kontrolisati. Na taj način zaposleni stvaraju prijateljski odnos, koji kasnije predstavlja zdravu osnovu za produktivnost i efikasnost pri rešavanju radnih zadataka.
3. Horizontalna, vertikalna i dijagonalna komunikacija
Horizontalna komunikacija se odvija između zaposlenih koji imaju isti stepen autoriteta i odgovornosti u kompaniji. Dakle, to može biti i razmena informacija između zaposlenih koji su na nižim pozicijama u hijerarhijskoj strukturi i koji uglavnom imaju nadređenog, kao i između menadžera ili direktora.
Dijagonalna komunikacija se odnosi na razmenu informacija između zaposlenih u različitim sektorima, ili menadžera i zaposlenog iz različitih sektora. Cilj ovog vida komunikacije je da se što efikasnije i što brže dođe do najboljeg rešenja nekog poslovnog problema. Zbog novih oblika organizacionih struktura i rasporeda zadataka unutar kompanije, ovaj način komunikacije je od velikog značaja.
Vertikalna komunikacija služi za razgovor zaposlenih koji su na radnim mestima u okviru različitih nivoa organizacione strukture kompanije, odnosno razgovor između radnika i nadređenog ili menadžera i direktora. Ona obuhvata komunikaciju nadole i prena gore. Vertikalna komunikacija nadole ima za cilj da menadžeri i direktori na višim pozicijama prenose svojim zaposlenima nove radne zadatke, ciljeve, izmene u strategiji, nove informacie o poslovanju, kao i pohvale i sugestijje za napredak. Vertikalna komunikacija prema gore prenosi informacije zaposlenih na nižim pozicijama ka vrhu organizacije, njihova dodatna pitanja i nedoumice.
4. Interna i eksterna komunikacija
Interna komunikacija obuhvata razmene poruka unutar kompanije, kako pisanim putem tako i verbalnim. Dakle, svi razgovori između zaposlenih u istim i različitim sektorima, kao i na istim i različitim pozicijama smatra se internom komunikacijom.
Eksterna komunikacija se odnosi na razmenu informacija zaposlenog u kompaniji sa spoljnim saradnicima. Razgovor sa kupcima, klijentima, dobavljačima, i svim ostalim koji nisu zaposleni u kompaniji se računa kao eksterna komunikacija. Ona je uglavnom formalna, profesionalna i ima za cilj prikupljanje potrebnih informacija za potrebe uspešnog poslovanja.
Persiranje više nije u modi
Različita iskustva pokazuju da je odavno prošlo vreme strogo formalne komunikacije na radnim mestima. Čak i persiranje više nije u modi.
I ne, to nije samo još jedan od hirova mladih. I nešto stariji, iskusniji i zreliji sve češće pribegavaju neformalnosti u komunikaciji jer uočavaju velike benefite opuštenog i prijateljskog odnosa na poslu. Informacije se brže šire, zadaci produktivnije obavljaju, pa i sam kvalitet poslovanja raste.
Baš zato ne bi trebalo da se plašite otvorene i opuštene komunikacije sa mentorima, nadređenima i direktorima. Međutim, nikako ne zaboravite pravila lepog ponašanja i komunikacije.
