Poslovna komunikacija, bilo usmena ili pisana, zahteva određeni nivo formalnosti i poštovanje jezičkih i pravopisnih normi. U elektronskoj komunikaciji, naročito u službenim i akademskim kontekstima, važno je obratiti pažnju na način obraćanja, upotrebu velikog i malog slova i izbegavanje nepotrebnog mešanja jezika (srpskog i engleskog). U ovom tekstu bavićemo se najvažnijim pravilima koja se primenjuju u pisanoj poslovnoj komunikaciji.
Foto: Startuj.infostud.com (Shutterstock)
Svaki formalni imejl treba da ima jasnu strukturu:
- obraćanje (npr. Poštovani direktore,…)
- uvodnu rečenicu – razlog pisanja,
- glavni deo – objašnjenje, pitanja, zahtev,
- zahvalnost ili napomenu,
- pozdrav i potpis.
Napomena: Pravilno je pisati imejl i mejl. Nije pravilno i-mejl.
Obraćanje u imejlu
U službenoj komunikaciji, prvi utisak ostavljamo upravo načinom na koji se obraćamo sagovorniku.
Kako se obraćamo?
Uvek koristimo učtivu formu i prilagođavamo nivo formalnosti konkretnoj situaciji.
Ako ne znamo kome se obraćamo, pisaćemo:
„Poštovani,
U prilogu vam dostavljam…”
Ako znamo kome se obraćamo, pisaćemo:
„Poštovana gospođo Petrović,
U prilogu Vam dostavljam…”
Napomena: Ako posle obraćanja nastavljamo da pišemo imejl u istom redu (bez prelaska u novi red), prvi deo rečenice posle obraćanja počinje malim slovom.
Primer:
„Poštovana gospođo Petrović, obraćam Vam se u vezi sa…”
Međutim, ako nakon obraćanja pređemo u novi red, rečenica počinje velikim slovom:
„Poštovana gospođo Petrović,
Obraćam Vam se u vezi sa…”
Pisanje velikog i malog slova
Titule i zanimanja
Titule i zanimanja pišu se malim početnim slovom (osim ako su na početku rečenice): profesor, nastavnik, direktor, inženjer itd.
Zamenica vi (Vi)
U poslovnoj i službenoj prepisci uobičajeno je pisanje velikim slovom Vi, Vaš i Vama za obraćanje jednoj osobi kao znak poštovanja:
„Poštovani gospodine Petroviću,
Prihvatamo Vašu ponudu...”
Ako se obraćamo većem broju lica, ustanovi i slično, vi i vaš se piše malim slovom.
Skraćenice
U formalnom obraćanju koriste se reči gospodin i gospođa, nakon čega sledi prezime (gospodin/gospođa Petrović). Prilikom isticanja akademskih i stručnih zvanja titule se navode ispred imena i prezimena uz upotrebu pravilnih skraćenica (prof. dr Milan Marković).
|
Titula/zvanje |
Skraćenica |
Primer u obraćanju |
|
gospodin |
g. |
Poštovani g. Peroviću,… |
|
gospođa |
gđa |
Poštovana gđo Petrović,… |
|
profesor |
prof. |
Poštovani prof. Petroviću,… |
|
magistar |
mr |
Poštovani mr Đorđeviću,… |
|
inženjer |
inž. |
Poštovani inž. Pavloviću,… |
|
doktor |
dr |
Poštovani dr Petroviću,… |
Napomene: Skraćenice dr (doktor) i mr (magistar) pišu se bez tačke. Ženska prezimena se ne menjaju kroz padeže.
Mešanje srpskog i engleskog jezika
U poslovnoj praksi sve je češće mešanje srpskog i engleskog jezika (npr. meeting, deadline, feedback). Preporučuje se korišćenje srpskih reči kad god je to moguće (sastanak, rok, povratna informacija), a engleske reči treba koristiti samo kada ne postoji odgovarajuća srpska zamena ili kada je zbog prirode posla bolje upotrebiti engleski izraz. Dakle, treba izbegavati nepotrebnu upotrebu stranih reči i izraza.
Pozdravljanje na kraju imejla
U poslovnoj korespondenciji najčešći završni pozdravi su:
-
- „S poštovanjem,”
Napomena: Nije pravilno „s' poštovanjem”.
-
- „Srdačan pozdrav,”
- „Lep pozdrav,”
- „Srdačno,”
Pozdrav se piše velikim početnim slovom, a iza pozdrava dolazi zarez. Ispod se ostavlja razmak, pa potpis.
Napomena: U poslovnim imejlovima treba izbegavati previše neformalne pozdrave, poput „Ćao”, osim ako ste u prijateljskom odnosu sa sagovornikom. Takođe, treba izbegavati pisanje teksta velikim slovima, jer to može delovati kao vikanje.
Primer formalnog imejla:
Poštovani profesore Markoviću,
Obraćam Vam se u vezi sa predlogom saradnje koji ste pomenuli na poslednjem sastanku. U prilogu ovog imejla nalazi se nacrt ugovora za koji bismo želeli da dobijemo Vaše mišljenje.
Zahvaljujem Vam se na izdvojenom vremenu i radujem se Vašem odgovoru.
S poštovanjem,
Ana Petrović
Najčešće greške u poslovnoj komunikaciji:
- korišćenje previše neformalnog tona u formalnim kontekstima,
- neprecizni ili zbunjujući zahtevi,
- previše teksta bez jasne strukture,
- slanje imejlova bez teme (subject),
- nedostatak pozdrava ili potpisa,
- korišćenje skraćenica koje nisu univerzalno razumljive.
Pravilna poslovna komunikacija ključna je za uspostavljanje i održavanje profesionalnih odnosa, kao i za ostvarivanje radnih ciljeva. Pridržavanje jezičkih i pravopisnih normi, jasna i dosledna struktura poruke, kao i primeren i uvažavajući ton, garantuju da će sadržaj biti pravilno shvaćen i profesionalno prihvaćen. Ovakvim pristupom ne samo da se izbegavaju nesporazumi, već se gradi poverenje i uvažavanje između sagovornika, što je ključno za dugoročni uspeh u poslovnom okruženju.
